Entender el negocio bajo una visión de BPM (Business Process Management) es altamente deseable antes emprender una iniciativa de BPMS (Business Process Management System), principalmente para minimizar riesgos y generar una real transformación en la organización. Como estrategia, también pudieran emprenderse en paralelo, pero hay que considerar incluso que los actores o responsables de impulsarlos dentro de una organización, serían distintos. Las iniciativas BPM debieran ser impulsadas por la alta administración, o un área de procesos altamente empoderada (dependiendo de Ti o del negocio dependiendo de la organización), pues involucran una visión del negocio desde los objetivos estratégicos hasta su implementación incluyendo su ciclo de vida o gobierno de procesos. Por su parte, una iniciativa BPMS está circunscrita al ámbito de TI, con grandes desafíos, no solamente para la automatización de procesos de administrativos típicos (como autorización de vacaciones; de pagos de Factura...
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